Sygnaliści

Informacja o Procedurze zgłaszania naruszeń (whistleblowing) w Gambex Gołąbek Sp. k.

W Gambex Gołąbek Sp. k. obowiązuje Procedura zgłaszania naruszeń (whistleblowing), która określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, regulacji wewnętrznych oraz zasad i standardów etycznych.

Kto może zgłosić naruszenie

Zgłaszającym może być osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą uzyskała wiedzę o naruszeniu.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na jej rzecz, w ramach których uzyskano informacje o naruszeniu, a także istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Naruszenie może zgłosić między innymi:

  1. pracownik,
  2. pracownik tymczasowy,
  3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  4. przedsiębiorca,
  5. prokurent,
  6. akcjonariusz lub wspólnik,
  7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
  8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
  9. stażysta,
  10. wolontariusz,
  11. praktykant.

Jak można zgłosić naruszenie

Zgłaszający może dokonać zgłoszenia za pośrednictwem ustanowionych w Spółce kanałów zgłaszania naruszeń, tj.:

  1. pisemnie – na adres siedziby Spółki:
    ul. Zagórcze 26, 98-277 Brąszewice,
    z dopiskiem: „Zgłoszenie naruszenia – Poufne”;
  2. drogą elektroniczną – na adres e-mail: sygnalista@gambex.pl;
  3. pisemnie – poprzez wrzucenie formularza zgłoszenia do ogólnodostępnej skrzynki.

Anonimowo lub z ujawnieniem danych

Zgłoszenie naruszenia może być dokonane anonimowo lub z ujawnieniem tożsamości.
W sytuacji, gdy pomimo zgłoszenia anonimowego tożsamość zgłaszającego zostanie poznana na podstawie treści zgłoszenia lub podjętych czynności, podlega ona ochronie przewidzianej w Procedurze.

Co zapewniamy sygnaliście

  1. Rozpatrzenie każdego zgłoszenia — również w przypadku, gdy zostało złożone anonimowo.
  2. Zachowanie poufności danych osobowych sygnalisty oraz informacji, na podstawie których można zidentyfikować jego tożsamość.
  3. Ochronę przed działaniami odwetowymi.
  4. Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu.
  5. Przekazanie informacji zwrotnej o przyjęciu zgłoszenia oraz o wyniku postępowania weryfikacyjnego.

Załącznik nr 2 do Procedury

Formularz zgłoszenia naruszenia

Co się zdarzyło?
Zwięzły opis naruszenia

Gdzie?
Komórka organizacyjna / Spółka / osoba

Kiedy? Jak często?
Czy działania ustały, czy wciąż trwają?

W jaki sposób doszło do zdarzenia?
(Opisz okoliczności, przyczyny, osoby zaangażowane, wskazanie naruszonych procedur itp.)

Czy informacja o zdarzeniu została wcześniej przekazana innej komórce / organowi Spółki?
(Kto i kiedy otrzymał informację, czy oraz jakie podjął kroki?)

Inne osoby zaangażowane w sprawę lub posiadające informacje o zdarzeniu:

Czy istnieją dowody potwierdzające zaistnienie zdarzenia? Jakie?

Załącznik nr 3 do Procedury

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie (whistleblowing) oraz osoby, której dotyczy zgłaszane naruszenie

Administrator danych
Gambex Gołąbek Sp. k.

Dane kontaktowe
ul. Zagórcze 26, 98-277 Brąszewice

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) rozpatrzenia zgłoszonego naruszenia zgodnie z Procedurą zgłaszania naruszeń (whistleblowing) – podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora;
b) wypełnienia przez administratora obowiązków prawnych, w tym wynikających z przepisów o ochronie sygnalistów.

Kategorie danych osobowych

Spółka przetwarza następujące kategorie danych osobowych:
imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz inne dane umieszczone w zgłoszeniu naruszenia.

Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawnione:
a) odbiorcom danych, w szczególności organom administracji publicznej;
b) podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Spółki — przy czym takie podmioty działają na podstawie umowy z administratorem;
c) osobom trzecim — na podstawie udzielonej przez Panią/Pana zgody.

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Spółka nie przekazuje Pani/Pana danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki stanowiących podstawę ich przetwarzania lub do momentu uwzględnienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a także przez okres niezbędny do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, dane będą przetwarzane do momentu jej wycofania.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją,
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo jej wycofania w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Informacje o wymogu podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić rozpatrzenie zgłoszenia naruszenia.